Gönderen İl: Ankara
Uygulama Adı: Temizlik İşlemleri Memnuniyet Anketi ve Personel Değerlendirmelerinin Kare kod Uygulaması ile Yapılması
Sağlık Tesisi Adı: İl Sağlık Müdürlüğü / Bilkent Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı
Neden İhtiyaç Duyuldu:
1- Temizlik Süreç Takibinde Şeffaflık sağlanması için;
a)Kare kod uygulaması sayesinde hangi alanların ne zaman ve kim tarafından temizlendiği kayıt altına alınabilecek ve objektif değerlendirme yapılabilecektir. Çalışanların manuel raporlama yapma zorunluluğu ortadan kalkacaktır.
b) Eksik temizlik işlemleri kolayca tespit edilebilecektir.
c) Hangi personelin hangi alanda çalıştığı net bir şekilde takip edildiği için iş yükü adil şekilde dağıtılabilecektir.
2- Temizlik ve Memnuniyet Anketleri İçin Veriye Dayalı Bir Yönetim oluşturmak için;
a) Toplanan temizlik ve memnuniyet verileri, hizmetlerin sürekli iyileştirilmesine olanak sağlayacaktır.
b) Hastane yönetimi, performansı analiz ederek daha bilinçli kararlar alabilecektir.
3- Hijyen Standartlarının Artırılmasıiçin;
a) Temizlik sıklığının daha iyi planlanması sayesinde enfeksiyon riskleri azalacaktır.
4- Çevrimiçi ve Erişilebilir Bir Sistemkurmak için;
a) Kare kod üzerinden anket dolduran çalışan, ziyaretçi, refakatçi veya hastalar, memnuniyet, şikayet ve önerilerini kolayca iletebilecektir.
Hangi Alanda Uygulandı (Polk, Servis, Acil, Ameliyathane, Lab, vb.) Kare kod yazılım denemesi Bilkent/ Etlik Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı ile Sağlık Hizmetleri Başkanlığının tuvaletlerinde yapılmıştır. Deneme süresi tamamlandıktan sonra pilot hastane uygulamasına geçiş yapılmıştır. Hastanelerde önce Acil Servis ve Poliklinik tuvaletlerinde uygulanmaya başlanmıştır. Daha sonra temizliğin yapıldığı tüm alanlarda uygulanmıştır. (Acil Servis ve Poliklinik Tuvaletleri, Poliklinik Odaları, Acil Servis Odaları, Yataklı Servisler Hasta Odaları, Ameliyathane, Laboratuvar, Morg, Çamaşırhane, Mescitler, Mutfak, Yemekhane, Sterilizasyon, Berber, Terzi, Ortak Kullanım Alanları, Sağlık Tesisi Yönetici Odaları, Doktor Odaları, Hemşire Odaları vs.)
Ne zaman Uygulandı/ Sürekli mi? 2022 Ocak ayında kullanılmaya başlanmış olup Bakanlığımıza bağlı tüm hastanelerde ve ağız ve diş sağlığı merkezlerinde kullanılmaya devam edilmektedir. /Sürekli
Nasıl Uygulandı: Yazılım işlemi tamamlandıktan sonra pilot uygulama aşaması başlatılmıştır.
1-Hastanede sistem kullanıcıları belirlenerek şifre oluşturma yapılmıştır.
2-Sistem kullanıcılarına modülün nasıl kullanılacağına dair uygulamalı eğitim verilmiştir.
a)Temizlik yapılacak alanlara nasıl kare kod oluşturulacağı,
b) Temizlik personelinin sisteme kaydının nasıl yapılacağı ve şifre oluşturulacağı,
c) Anket ve personel performanslarının nasıl takip edileceği ve raporlama işlemlerinin nasıl yapılacağı konularında uygulamalı eğitim verilmiştir.
3.Öncelikli alan belirlemesi yapılmıştır. (Acil Servis ve Poliklinik tuvaletleri) Temizlik yapılacak alanlara dayanıklı kare kod etiketleri yerleştirilmiştir.
4-Temizlik personeline kare kod uygulaması kullanımı hakkında uygulamalı eğitim verilmiştir.
a) Akıllı telefonlarına kare kod okuyucu uygulamasının nasıl yükleneceği,
b) Telefonun kamerası ile kare kod okutma sonrası işlem aşamalarının neler olacağı (kullanıcı adı ve şifresinin girilmesi, temizlik yapılan saatin seçilmesi ve yapılan işlemin kaydedilmesi) konularında uygulamalı eğitim verilmiştir.
5-Hasta ve ziyaretçilere kare kod anketlerini kullanmaları için kullanım alanlarına bilgilendirici kare kodlar yerleştirilmiştir.
6- Temizlik işlemleri ve memnuniyet anketlerinden elde edilen veriler, hastane yönetimi tarafından gerçek zamanlı izlenir olmuştur. Toplanan verilere göre temizlik süreçlerinde gerekli iyileştirmeler yapılmasına olanak sağlamıştır.
7- Toplanan verilerle temizlik personelinin performansı, hasta memnuniyeti ve hijyen standartları düzenli olarak takip edilmiştir.
8- Yeni başlayan personel için eğitimler düzenlenerek sistem kullanımında süreklilik sağlanmıştır.
9- İhtiyaçlar doğrultusunda yazılımın özelliklerini geliştirmeye devam edilmektedir.
10- Hastanelerde sistem kullanıcılarının temizlik süreçlerini hem sistem üzerinden kontrol etmesi hem de bizzat temizlik uygulama alanlarını denetlemesi sayesinde uygulamanın sürekliliği sağlanmaktadır.
11- İl Sağlık Müdürlüğü Hastane Otelciliği Birimi olarak sistemden yapılan kontrollerle birlikte hastane yönetimi ile raporlamalar hakkında istişareler yapılmaktadır. Belirli aralıklarla ziyaretler yapılarak uygulama alanları denetlemeleri ile sisteme kayıtları ve saha durumu eşleştirmesi gerçekleştirilmektedir.
Kim tarafından uygulanabilir: Hastaneler, ağız ve diş sağlığı merkezleri ile diğer kurum ve kuruluşların farklı departmanlarında ve kullanıcı gruplarında etkin şekilde kullanılabilir.
1-Temizlik Personeli için operasyonel bir araç,
2-Hasta ve Ziyaretçiler için geri bildirim mekanizması,
3-Hastane Yönetimi, Enfeksiyon Kontrol Komitesi ve Kalite Ekibi için karar destek sistemi,
4-Denetim Kurumları için raporlama ve iyileştirme aracı olarak kullanılabilmektedir.
Ne İşe Yaradı (Tercihen ölçülebilir değerler konulması, uygulama öncesi ve sonrası karşılaştırmaların yer alması):
Uygulama Öncesi;
Her uygulama yeri için aylık çıkarılan temizlik formları mevcuttu.
1- Zaman Kaybı: Temizlik personelinin her işlem için form doldurması, zaman kaybına yol açmaktaydı. Doldurulan formlardaki bilgilerin manuel olarak incelenip raporlama yapılması uzun zaman almaktaydı.
2-İnsan Hatasına Açıklık: Temizlik personeli yoğun iş temposunda form doldururken tarih ve saatte hatalı işlemler yapabilmekteydi. Formlar yırtılabilmekte veya okunamayacak hale gelebilmekteydi. Bu durum temizlik işlemlerinin doğruluğunu belgelemeyi zorlaştırmaktaydı.
3- Şeffaflık ve Takip Eksikliği: Form sisteminde, temizlik işlemlerinin anlık olarak takip edilmesi mümkün değildi. Geçmiş verilerin doğruluğu manuel sistemde sıkıntılara neden olmaktaydı. Veriler kağıt üzerinde kaldığından, kapsamlı analizler ve raporlar oluşturmak oldukça zahmetliydi. Fiziksel formlar büyük bir kağıt yükü oluşturmaktaydı. Aynı zamanda, bunların saklanması ve arşivlenmesi için ekstra fiziksel alan gerekmekteydi.
4- Performans ve İş Takibi Zorluğu:Manuel formlar, temizlik personelinin performansını objektif bir şekilde verememekteydi. Hangi personelin hangi alanı temizlediği ve bu işlemi ne kadar sürede tamamladığı gibi veriler etkili şekilde takip edilememekteydi. Hangi personelin fazla, hangisinin az çalıştığı net bir şekilde tespit edilememekteydi.
5-Geri Bildirim Eksikliği: Form sistemi, hasta veya ziyaretçilerin temizlik hizmetleri hakkındaki geri bildirimlerini toplayamadığından temizlik kalitesinin iyileştirilmesi için önemli bir fırsatın kaçırılmasına neden olmaktaydı. Temizlik hizmetlerinden memnun olmayan hastaların şikayetlerini doğrudan iletebileceği bir mekanizma olmadığından, hizmet iyileştirme süreçleri yavaş işlemekteydi.
Uygulama Sonrası;
Hastanelerde temizlik işlemlerinin ve memnuniyet anketlerinin kare kod uygulamasıyla yapılması, temizlik hizmetlerinin etkinliğini artırarak hasta ve çalışan memnuniyetine doğrudan katkı sağlamıştır.
1-Temizlik Süreçlerinde Şeffaflık ve Takip : Temizlik personelinin hangi alanda, ne zaman çalıştığı kare kod uygulamasıyla anlık olarak izlenebilmektedir. Kayıtlı veriler sayesinde eksik kalan temizlik noktaları tespit edilerek bu sorunlara anında müdahale edilmesi sağlanmaktadır. Böylece temizlik süreçleri daha düzenli hale gelmiş, denetimler sırasında kanıt sunulabilecek kayıtlı veriler elde edilmiş ve temizlik kalitesi standartlaştırılmıştır. Temizlik işlemleri düzenli ve izlenebilir hale gelerek hijyen seviyesi yükselmiştir.
2-Hasta ve Ziyaretçi Memnuniyetinin Artışı: Hastalar ve ziyaretçiler, temizlik kalitesi hakkında kare kod tarayarak anında geri bildirim verebilmektedir. Bu da hastaların ve ziyaretçilerin hijyen algısını güçlendirirken hasta şikayetlerinin azalmasına, genel memnuniyetin artmasına neden olmuştur.
3- Çalışan Performansının ve Motivasyonunun Artırılması: Temizlik personelinin performansı, dijital verilerle objektif bir şekilde izlenebilir olmuştur. Bu da temizlik personelinin daha disiplinli ve verimli çalışmasını sağlamıştır. Hangi alanlarda iş yoğunluğunun olduğu belirlenerek ihtiyaç duyulan alanlara yeniden görevlendirmelerin yapılması sağlanmıştır.
4-Zaman ve Kaynak Tasarrufu: Temizlik işlemleri otomatik olarak kayıt altına alındığı için manuel kayıt tutma ihtiyacı ortadan kalkmıştır. Uygulama sayesinde hangi alanların ne sıklıkla temizlendiği takip edilebilmektedir. Daha az zaman harcanarak iş süreçleri hızlanmıştır.
5- Denetim ve Kalite Yönetiminde Kolaylık: Dijital kayıtlar kalite denetimlerinde temizlik işlemlerinin düzenli olarak yapıldığını göstermek için kullanılabilmektedir. Denetimler sırasında elle tutulan verilerin doğruluğu garanti altına alınmıştır.
2022 Ocak ayında yazılımın deneme aşamasında uygulamanın başlatıldığı Bilkent/Etlik Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığında bir ay sonra uygulamaya yönelik algıların ölçülmesi adına uygulamayı kullanan çalışan personel, ziyaretçi, misafir vb ile temizlik personeline anket yapılmıştır.
Ankete katılan 77 kişinin %64’ü kadın ve %50 35-45 yaş aralığındaydı. %90 uygulamayı kullanmakta zorlanmadıkları, %94 uygulamadan memnun kaldıkları, %92 uygulamanın faydalı olacağını düşündükleri, %90 uygulamanın yaygınlaştırılması gerektiği yönünde cevaplar alınmıştır.
Birimde uygulamayı kullanan temizlik personelinin uygulamaya yönelik algılarının ölçülmesi adına yapılan ankete katılan 7 personelin %57’si kadın ve %86 35-45 yaş aralığındaydı. %100 uygulamayı kullanmakta zorlanmadıkları, %100 uygulamadan memnun kaldıkları, %71 uygulamanın faydalı olacağını düşündükleri, %71 uygulamanın yaygınlaştırılması gerektiği yönünde cevaplar alınmıştır.
Uygulama ile 2022 Ocak - 2024 Aralık ayları arasında Bakanlığımıza bağlı tüm Eğitim ve Araştırma Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, Ağız ve Diş Sağlığı Hastaneleri/Merkezlerinde tuvalet temizliğine yönelik toplamda 13.857 memnuniyet anket sonuçları değerlendirilmiştir. Toplamda 10.066 anket sonucu hastanelerde temizlikten memnun olunduğu yönünde çıkmış olup, 3791 ankette sorunlu alanlar tespit edilmiş olup, o alanlara anında müdahale edilmiş ve aynı tarih aralığında temizlik işlemlerine yönelik 1.556.475 kayıt yapılmıştır.
Uygulamada Karşılaşılan Problemler: Temizlik personelinin teknolojiye alışık olmaması nedeniyle uygulamayı etkili bir şekilde kullanmak istememesi, uygulamaya karşı direnç göstermesi gibi problemler ile karşılaşılmıştır. Temizlik personeline uygulamalı ve düzenli aralıklarla kare kod uygulaması hakkında eğitimler verilmiştir. Başarılı performans gösteren çalışanlara motivasyon artırıcı ödüllendirmeler yapılmıştır. (Temizlik personeline hastane yöneticilerinin yanında teşekkür edilerek işini çok iyi yaptığı bilgisi paylaşılmıştır)
Uygulama Yapmak İsteyenlere Tavsiyeler:Öncelikle ihtiyaç analizinin yapılması gerekmektedir.Temizlik süreçlerindeki eksikliklerin ve mevcut sorunların tespiti yapılmalıdır. Memnuniyet anketlerine dair mevcut yöntemlerin yeterliliği değerlendirilerek eksik yönleri belirlenmelidir. Kullanımı kolay anlaşılır ve temizlik personeli ile hastalar için basit ara yüz olmalıdır. Hasta ve çalışan verilerinin gizliliğini korumak için güçlü şifreleme yöntemleri kullanılmalıdır. Temizlik personeli kare kod sistemi ve anket kullanımı konusunda uygulamalı eğitimlerle desteklenmelidir. Memnuniyet anketlerinin kullanımını kolaylaştırmak için bilgilendirme afişleri hazırlanmalıdır. Yeni başlayan çalışanlar için eğitim programları düzenlemelidir. Kare kod sistemi üzerinden temizlik sıklığı, performansı ve memnuniyet oranları düzenli olarak analiz edilmelidir. Yönetim ve ilgili birimlerle paylaşılan raporlarla hizmet kalitesi artırılmalıdır. Uygulamayı başarılı bir şekilde kullanan çalışanlar ödüllendirilerek motivasyonları artırılmalıdır. Hasta memnuniyetine katkı sağlayan temizlik personeli teşvik edilmelidir. İhtiyaçlara göre yazılım düzenli olarak güncellenmelidir.
Hali hazırda kullanılmakta olan kare kod uygulamamızda bilgi akışı hızlıdır. Sisteme istenildiği zaman zaman cep telefonu, tablet veya notebook ile giriş yapılarak kontrol sağlanabilmektedir. Kullanımı oldukça basit olup işlem yapabilmek için cep telefonuna kare kod okuyucu yüklemek yeterlidir. Yazılım ve modül kurum yazılımcısı tarafından tasarlandığı için sağlık tesisleri için ek herhangi bir bütçe gerektirmemektedir. Sınırsız kare kod oluşturulabilmektedir.
Hangi Tip Sağlık Tesislerinde Uygulanabilir/Uygulanamaz (Genel Hast., ADSM, Dal Hast. Entegre): Eğitim ve Araştırma Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, Ağız ve Diş Sağlığı Hastaneleri/ Merkezlerinde uygulanabilir.
UYGULAMA MODÜLLERİ
Uygulamada Yönetici / Hastane Sistem Kullanıcısı, Personel ve Hasta/Refakatçi/Ziyaretçi ekranı olmak üzere 3 tip kullanıcı ekranı bulunmaktadır.
1-Yönetici İl Sağlık Müdürlüğü personeli olup tüm hastanelerdeki temizlik ve anket sonuçlarını takip edip, raporlama yapar.
2-Hastane Sistem Kullanıcısı temizlik periyodlarını belirler, uygulama alanlarına kare kod oluşturur, personel bilgilerini sisteme yükler, anket ve personel performans takibini yapar.
3-Temizlik personeli sistem kullanıcısının iş emirlerini belirlenen süre içerisinde yapar.
4- Hasta/Refakatçi/Ziyaretçi ise iş planı yapılan alanın temizliği ile ilgili şikâyet, talep veya önerilerini kare kod üzerinden iletir.
Yönetici ve Hastane Sistem Kullanıcısı Modülü: Tüm sağlık tesislerinin personel bilgilerinin, temizlik alanlarının, temizlik periyodlarının, anket sonuçlarının ve personel performansının görüldüğü modüldür.
Uygulamanın görsel ayrıntıları için tıklayınız.docx